Les 10 étapes pour organiser un séminaire d'entreprise

- COACHDAFFAIRES - La chronique entrepreneuriale du 31 mars 2023

Vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Le mot d’ordre pour concrétiser un événement de qualité est l’ORGANISATION. Le réseau Coachdaffaires vous explique dans cet article les 10 étapes pour préparer un séminaire d’entreprise réussi.

C’est quoi un séminaire d’entreprise ?

Commençons d’abord par définir précisément ce qu’est un séminaire d’entreprise. Il s’agit d’un événement organisé par un dirigeant invitant une partie de ses collaborateurs à participer à une ou plusieurs journées ensemble. Ce dernier a lieu en général en dehors de l’entreprise dans un lieu agréable et convivial. Durant le séminaire, les personnes se forment à de nouvelles compétences, connaissances, peuvent travailler sur un projet commun ou participer à des activités sportives et ludiques.

Les avantages d’organiser un séminaire d’entreprise

Valorisation des relations humaines

Un des avantages non négligeables du séminaire d’entreprise est le renforcement des relations humaines. Rien de mieux qu’un tel événement pour renforcer les liens, apaiser les esprits et valoriser l’esprit d’équipe.

Amélioration de la communication

Lorsque les collaborateurs et employés d’une entreprise participent à un séminaire, il a été remarqué que la communication interne est améliorée. En effet, le temps passé ensemble lors de cet évènement permet de réduire les tensions et de communiquer différemment compte tenu du contexte apaisé.

Apprentissage de nouvelles compétences et connaissance de soi

Le séminaire d’entreprise permet à chacun d’en apprendre plus sur soi et d’acquérir de nouvelles compétences. En fonction des activités et des formations proposées, vous offrez à vos collaborateurs et employés la chance de pouvoir renforcer leurs points forts et d’améliorer leurs points faibles.

Les 10 étapes pour organiser un séminaire d’entreprise

Organiser un séminaire d’entreprise est une réelle opportunité pour renforcer les liens entre vos collaborateurs et employés ainsi que pour les fidéliser. Cela valorise notamment l’image de marque de l’entreprise auprès des collaborateurs, mais aussi auprès des personnes extérieures.

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Étape 2 : Choisir le type de séminaire

Étape 3 : Définir le budget

Étape 1 : Déterminer les objectifs

La première étape consiste à définir les objectifs de votre séminaire d’entreprise. Deux questions essentielles sont à vous poser :

Quel est l’objectif de ce séminaire ?
Quelle cible est concernée ?

Selon si vous souhaitez renforcer la cohésion de votre équipe, motiver vos nouveaux collaborateurs ou présenter une nouvelle méthode de travail, les objectifs diffèrent donc le type de séminaire aussi. Il est donc essentiel de définir vos objectifs en amont. Également vous devez savoir à qui s’adresse le séminaire. Vous souhaitez proposer ce séminaire à vos collaborateurs ? Aux salariés du service client ? À vos clients ? Tout est envisageable.

En répondant à ces deux questions, vous pourrez ainsi maîtriser au mieux l’organisation de votre événement.

Ensuite vient le choix du type de séminaire. Il en existe de nombreux et voici les exemples les plus courants :

Le séminaire de formation : ce style de séminaire a pour but de former des collaborateurs sur une nouvelle méthode de travail, sur de nouvelles compétences et connaissances.

Le séminaire de motivation : destiné à renforcer les liens au sein d’une équipe. Ce style d'événement se complète parfaitement avec des activités team building

Le séminaire de direction : destiné à stimuler la communication et la réflexion d’une équipe de direction ou de managers. Généralement utilisé lorsqu’il y a un changement de positionnement de l’entreprise ou pour faire émerger des solutions.

Le séminaire commercial : ce style de séminaire est utilisé pour les équipes de vente afin d’améliorer leurs compétences et réaliser des ateliers pour acquérir de bonnes pratiques.

Le séminaire d’intégration : généralement organisé lorsque l’entreprise vient de recruter un certain nombre de personnes. Le séminaire sert à créer des liens et construire une équipe soudée et impliquée.

Phase importante de l’organisation d’un séminaire d’entreprise : la définition du budget. En effet, ce sont les étapes précédentes qui vont en partie le définir. Réfléchissez bien à toutes les options envisageables :

Le type de séminaire,
La durée,
Le nombre de participants,
La restauration,
Le logement,
Les activités, etc.

Essayez au maximum de lister les différents postes afin de ne pas avoir de surprises.

Étape 4 : Sélectionner les intervenants

Ensuite, demandez-vous quel(s) intervenant(s) vous souhaitez lors de ce séminaire. Quels sont les plus qualifiés et les plus compétents ? N’hésitez pas à vous renseigner et demander des avis. Et voulez-vous plusieurs intervenants ? Votre sélection doit se faire avec soin, car il en va du succès de votre évènement. Ne perdez pas de vue vos objectifs et pensez aux personnes qui participent à ce séminaire. Si vous voulez proposer aux participants des activités team building (activités sportives, ludiques, créatives, etc.) assurez-vous que l’intervenant sélectionné en propose et qu’elles correspondent à vos souhaits

Étape 5 : Choisir la date et le lieu du séminaire

La date

Lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise, il est important de vous assurer de la disponibilité des participants. Le choix de la date est donc primordial. Quelques règles à retenir :

Ne choisissez pas une date pendant les vacances scolaires,
Évitez les veilles de week-end,
Faites attention aux jours fériés.

N’hésitez pas à réaliser un sondage auprès des futurs participants pour avoir un retour sur leur disponibilité.

Le lieu

Évidemment le lieu doit être attentivement choisi. Il doit être cohérent avec le type de séminaire sélectionné. Si vous optez pour un séminaire de formation, il vous faut donc un endroit calme pour pouvoir travailler en toute tranquillité comme un parc naturel, un hôtel excentré, etc. Et il faut également penser au matériel audio et vidéo disponible sur place. Si vous partez sur un séminaire de cohésion d’équipe team building, alors le lieu pourra être un village de vacances ou encore un hôtel à proximité des activités prévues. Le ou les intervenants sélectionnés disposent parfois d'infrastructures pouvant vous accueillir. N’hésitez pas à visiter le lieu choisi si vous n’êtes pas loin avant de valider le devis.

Étape 6 : Créer un calendrier

Une fois la date et le lieu du séminaire fixés, n’hésitez pas à créer un calendrier style rétro planning. Il représente un excellent outil qui facilite clairement l’organisation de l’évènement. Notez toutes les étapes à respecter jusqu’au jour J. Ce calendrier va vous permettre de ne rien oublier et de voir où vous en êtes dans le déroulé de votre organisation. Vous pouvez faire apparaître par exemple :

La date et le lieu,
Les intervenants,
Les activités prévues,
Les temps de pause,
Le budget,
L’hébergement, la restauration, etc.

Étape 7 : Réfléchir aux activités team building

Si l’organisation de votre séminaire d’entreprise comprend des activités team building alors faites une sélection. Même un séminaire de formation peut comprendre une ou deux activités de détente surtout si l'événement se tient sur plusieurs journées. Il est important de trouver un équilibre entre les moments studieux et les moments de détente. L’alternance des deux permet à chaque participant de profiter au mieux de ce séminaire et l’impact n’en sera que meilleur. Par exemple, vous pouvez proposer des ateliers de formation le matin et l’après-midi des ateliers ludiques ou sportifs. Quant aux activités team building, voici quelques exemples :

Activités sportives : accrobranche, mini-golf, tir à l’arc, randonnée,
Activités à sensations fortes : saut à l’élastique, rafting, quad,
Activités ludiques : escape game, rallye, cuisine,
Activités détentes : spa, yoga, atelier aromathérapie.

Étape 8 : Élaborer une feuille de route pour les participants

Une fois les étapes précédentes réalisées pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise, vous pouvez établir une fiche descriptive pour les participants. Cette dernière peut récapituler les informations pratiques de l'événement tel que :

La date et le lieu,
Le déroulé des journées,
Les ateliers prévus,
La restauration,
Le nom des intervenants.

Les personnes invitées au séminaire se sentiront d’ailleurs intégrées au projet et plus rassurées.

Étape 9 : Communiquer avec l’équipe avant le séminaire d’entreprise

L’étape souvent oubliée dans l’organisation d’un évènement d’entreprise est la communication en amont. En effet, avant le jour J, il est important de bien communiquer sur le séminaire auprès des participants de manière claire. Ceux-ci doivent avoir connaissance des dates précises, du lieu et des moyens de transport pour y parvenir, des ateliers, et aussi des tenues vestimentaires à prendre par exemple suivant les activités team building prévues. Les participants doivent eux aussi pouvoir s’organiser au mieux.

Étape 10 : Communiquer après l’événement

Enfin, en tant qu’organisateur du séminaire d’entreprise, vous devrez également communiquer après l'événement. Vous pourrez recueillir l’avis des participants et leur envoyer un mot de remerciement pour avoir participé activement au séminaire. Suivant le type de séminaire choisi, vous pourrez également faire des points réguliers sur l'évolution des apprentissages. Il est essentiel d’avoir le retour des participants afin de pouvoir comprendre ce qui a fonctionné ou pas.

Organisez un séminaire d’entreprise pour renforcer la cohésion d’équipe avec le réseau Coachdaffaires

Le réseau Coachdaffaires a mis en place plusieurs séminaires d’entreprise spécialement conçu pour renforcer la cohésion d’équipe et motiver les collaborateurs dont un en particulier : le séminaire DISC Team Building. Peut-être en avez-vous déjà entendu parler de la méthode DISC ? Il s’agit d’un outil qui permet de mieux se connaître, d’avoir conscience de son style de comportement, mais également de mieux comprendre le comportement des personnes qui nous entourent.

Durant ce séminaire d’entreprise, les équipes du réseau Coachdaffaires vous proposent des activités ludiques et de mise en situation afin d’assimiler les connaissances par l’action. Rien de mieux pour :